Как организовать время офисному сотруднику

Время — деньги. Данное утверждение справедливо относится ко всем сферам человеческой деятельности, и особенно к офисным работникам. Необходимость определять цели и точно планировать время является залогом успешной деятельности компании. Первый шаг тайм-менеджмента, направленный на повышение продуктивности, — определение личных локальных и глобальных жизненных целей. Временные промежутки целеполагания могут охватывать любой период, начиная с часа или дня и заканчивая десятилетием. Постановка целей четко обозначает направление развития и позволяет подчинить спонтанные стремления более важным делам.

Офисному сотруднику необходимо распределить поставленные цели на категории по степени важности:

• срочные и важные (переговоры с клиентом, назначенные на конкретное время);
• не слишком срочные, но важные (например, полный медицинский осмотр);
• срочные, но не очень важные (просмотр писем и звонки);
• не важные и не срочные (компьютерные игры и общение в соцсетях).

Дела первой и второй категории работают на долгосрочную перспективу и требуют пристального внимания. Дела третьей и четвертой категории обычно не нуждаются в оперативном реагировании и являются резервами свободного времени.

Для посещения соцсетей и телефонных звонков в офисе можно выделить строго ограниченный промежуток времени. Планирование второстепенных дел поможет освободить время для срочных и важных задач из первых двух категорий.

45 минут труда ─ 15 минут отдыха

Ни один из сотрудников не в состоянии на протяжении всего рабочего дня в офисе сохранять стабильно одинаковый уровень трудоспособности. Эффективность снижается после 2-3 часов непрерывной работы. Мысли перестают быть ясными, решения принимаются с трудом, внимание рассеивается.

Проверенный на практике способ сохранить работоспособность — соблюдение режима труда и отдыха, согласно которому после 45 минут трудовой деятельности обязательно должно следовать 15 минут отдыха. Перерыв значительно снижает уровень допущенных ошибок, повышая эффективность работы компании.

Учет личной эффективности

Определите для себя продолжительность отчетного периода. По окончании каждого из них подведите итоги. Вычеркните из списка оконченные дела, перенесите не решенные вопросы, удалите цели, утратившие актуальность. Не ставьте перед собой самоцель выполнить все и сразу. Даже если какие-то задачи не завершены, их планирование и учет помогут офисному работнику строго контролировать достижение целей.

Концентрация внимания

Взялись за какой-то этап работы — доведите его до конца, не отвлекаясь на соцсети, звонки и общение с коллегами. Стимулируйте внимание с помощью таймеров, специальных напоминающих программ или личных записей. Только полная концентрация на трудовой деятельности позволить достичь поставленных целей и сохранить высокий профессиональный уровень выполнения своих обязанностей. Как можно чаще задавайте себе вопросы: «Чем я занимаюсь прямо сейчас?», «Действительно ли у меня есть время на разглядывание этих милых котиков?» и «Как это поможет мне реализовать поставленные задачи?».